De klant: Tergooiziekenhuizen

Tergooiziekenhuizen is het ziekenhuis voor de Gooi en Vechtstreek. Tergooiziekenhuizen bestaat sinds 1 januari 2006 na een fusie tussen Ziekenhuis Gooi-Noord (Blaricum) en Ziekenhuis Hilversum. Beide ziekenhuizen zijn langere tijd geleden ook weer ontstaan uit een fusie van een aantal plaatselijke of regionale ziekenhuizen.

Met meer dan 3.000 professionele medewerkers en zo’n 200 ervaren medisch specialisten bedient Tergooiziekenhuizen ruim 250.000 inwoners in de regio Gooi en Vechtstreek. Op dit moment heeft Tergooiziekenhuizen 28 specialismen,18 medisch specialistische opleidingen en 633 bedden. Tergooiziekenhuizen is gevestigd in Blaricum en Hilversum en heeft een buitenpolikliniek in Weesp. In Almere bevindt zich het Centrum voor Infectieziekten, de dependance van het Centraal Bacteriologisch en Serologisch Centrum (CBSL).

De uitdaging: integratie van gehele IT-infrastructuur na fusie

In 2006 is Tergooiziekenhuizen ontstaan uit een fusie tussen Ziekenhuis Gooi-Noord en Ziekenhuis Hilversum. De ziekenhuizen gingen samen om beter in te kunnen spelen op ontwikkelingen buiten het ziekenhuis, zoals grotere zeggenschap van patiënten(organisaties), toenemende concurrentie van andere zorgaanbieders, scherpere eisen op het gebied van medisch-inhoudelijke kwaliteit, bezuinigingen vanuit de overheid en de versterkte rol van zorgverzekeraars.

Bij een fusie dienen er meer organisatorische veranderingen plaats te vinden dan in eerste instantie lijkt. Met name voor een IT-afdeling is een fusie een grote uitdaging. Zo werkten de verschillende locaties bijvoorbeeld met verschillende mailservers, waardoor medewerkers hun mail niet op alle locaties konden opvragen. Ook hadden de verschillende locaties verschillende serveromgevingen en documentmappen die niet onderling uitwisselbaar waren.

Nadat de fusie van Tergooiziekenhuizen organisatorisch was afgerond, ging de IT-afdeling aan de slag om ook de IT-infrastructuur in zijn geheel te migreren naar de nieuwe situatie: een Citrix XenApp 5-omgeving waarin de applicaties van de organisatie centraal opgeslagen staan en te leveren zijn aan zowel fysieke als virtuele desktops. Dit IT-project werd opgedeeld in drie onderdelen, namelijk integratie van het ziekenhuisinformatiesysteem, integratie van de gehele infrastructuur tot één domein en harmonisering van medische applicaties. Al snel kwam Tergooiziekenhuizen erachter dat hun plannen wat te ambitieus waren.

De oplossing: Citrix XenApp 5 met NetApp FAS3140 cluster

In het verleden had Tergooiziekenhuizen al zaken gedaan met Qwise en met die ervaring in het achterhoofd werd deze partij in de zomer van 2009 weer ingeschakeld om het gehele IT-project een boost te geven. De implementatiefase werd in zijn geheel opnieuw bekeken door Qwise en met name het storage-gedeelte kreeg veel aandacht.

De planning werd begin 2010 hernieuwd en zowel de hardwarekant als de migratiekant moest opnieuw worden bekeken. Na het vervangen van twee verouderde Citrix-omgevingen en het implementeren van de Citrix XenApp-omgeving konden in de zomer van 2010 al de eerste afdelingen over naar de nieuwe Citrix-omgeving. “Citrix XenApp 5 neemt als het ware de desktop van de gebruiker over in een virtuele omgeving”, zegt Eric van den Bos, ICT Manager bij Tergooiziekenhuizen. “Op deze manier kan de gebruiker locatieonafhankelijk werken. Daarnaast zijn alle documenten op iedere locatie te openen, ongeacht het formaat. Voorheen hadden we nogal eens moeite met het openen en uitwisselen van documenten van en op een andere locatie doordat iedere locatie met verschillende programma’s en applicaties werkte. Door te werken in de virtuele omgeving behoort dat tot het verleden”, voegt Van den Bos toe. “Helaas liep de overgang niet op alle fronten vlekkeloos. Na twee maanden vertoonden de systemen nogal wat traagheid. Dit werd erger naarmate er steeds meer gebruikers de overstap maakten naar de XenApp-omgeving.”

Qwise kwam erachter dat de omgeving verkeerd gedimensioneerd was. Ook liep Qwise tijdens deze periode tegen twee storage boxen aan van ongeveer anderhalf jaar oud. Die omgeving was niet stabiel en liep vaak vast. Voordat Qwise verder kon met het gehele project, besloot zij de storage eerst aan te pakken. Qwise schakelde hiervoor NetApp in. De twee partijen besloten voor een periode van twee maanden een proefomgeving neer te zetten bij Tergooiziekenhuizen: twee FAS3140 clusters, inclusief Flashcache modules. Het ene cluster staat in Hilversum en het andere in Blaricum. De systemen draaien beiden productie en zijn elkaars replica.“We merkten direct dat de performance van de storage-omgeving omhoog ging. Daarnaast hadden we geen downtime meer”, bevestigt Van den Bos.

De business benefits: continue beschikbaarheid van data, ongeacht de locatie

Het belangrijkste voordeel is helemaal tot aan de hulpverlening aan de patiënten te merken. De patiëntgegevens zijn continu beschikbaar. Eindgebruikers kunnen sneller werken doordat zij op elke plek bij alle benodigde gegevens kunnen. Zij hebben nog maar één omgeving om op in te loggen.

“Sinds we het FAS3140 cluster hebben draaien, is er geen downtime meer geweest”, vervolgt van den Bos. “De Citrix-omgeving is veel stabieler waardoor we geen problemen meer kennen in het afhandelen van patiëntendossiers. Onze gegevens zijn nu altijd beschikbaar. De opslag en het oproepen van gegevens loopt nu vlekkeloos en de prestaties zijn zeer goed. De eindgebruikers merken duidelijk een verschil in snelheid.”

Natuurlijk merkt de IT-afdeling het meeste van de veranderingen. “Met de nieuwe omgeving is een basis gelegd voor verdere verbeteringen en harmonisering in de IT-infrastructuur van Tergooiziekenhuizen”, zegt Van den Bos. “Binnenkort wordt een nieuw HR-systeem geïmplementeerd. Dit kan direct in de nieuwe omgeving geplaatst worden. Met dit soort zaken merken wij dat de beheerslast van IT omlaag is gegaan. Op deze manier kunnen wij kostenefficiënter omgaan met de IT-omgeving en onze kwaliteit vergroten.”

Voordelen nieuwe IT-omgeving Tergooiziekenhuizen

• In één stap beschikking over alle netwerkgegevens en applicaties, ongeacht de fysieke locatie;
• Stabiele storage-omgeving;
• Continuïteit in patiëntenzorg;
• Meer productiviteit