• Over Qwise
• Partners
• Klanten
• Contact
• Werken bij Qwise

Qwise bouwt en beheert IT-omgeving TASK24

'Flexibiliteit en snelheid essentieel'

De technische dienstverlener TASK24 is ontstaan in 2008 na een verzelfstandiging van Ordina Technical Automation (Ordina TA). Op dat moment moest de IT-infrastructuur van het nieuwe bedrijf helemaal vanaf de grond worden opgebouwd; een klus waarvoor Qwise de aangewezen partij bleek te zijn. Onder hoge tijdsdruk realiseerde Qwise een flexibele omgeving waarmee snel kan worden ingesprongen op nieuwe marktontwikkelingen en organisatorische veranderingen.

TASK24 behoort tot de grootste software dienstverleners in haar marktsegment en biedt een breed pakket van diensten aan. Tot de kerndienstverlening van TASK24 behoren detachering, projecten, consultancy, development & engineering en beheer op basis van SLA’s. Sinds de oprichting in 1987 heeft het bedrijf altijd de overtuiging gehad dat het bestaansrecht is afgeleid uit het toevoegen van waarde richting haar klanten. Opdrachtgevers ervaren dan ook dagelijks wat het betekent om met de vakkundige, betrokken en gemotiveerde specialisten van TASK24 te werken.

Vanaf 1 augustus 2008 is TASK24 de nieuwe naam voor Ordina TA, een bedrijf dat in de loop der jaren is ontstaan uit diverse fusies en overnames. Al vrij snel na deze verzelfstandiging nam TASK24 fors in omvang toe. Op 1 januari 2009 is het voormalige Atos Origin Technical Automation toegevoegd waardoor het medewerkeraantal is gegroeid van 350 naar 550. TASK24 weet ondanks de omvang een klein en overzichtelijk karakter te behouden. Met vier regio’s en vijf vestigingen staat het dicht bij haar klanten en medewerkers.

Overgangsperiode
Tijdens de 'ontvlechting' van Ordina mocht TASK24 gebruik blijven maken van Ordina-laptops en -infrastructuur. Per 1 januari 2009 zouden echter alle ’IT-banden’ worden verbroken, dus ook alle backoffice diensten. De laptops zouden niet worden overgenomen, dus alles diende voor die tijd te zijn ingeleverd.

“In feite moesten we in de zomer van 2008 op eigen benen staan, maar nog zonder een eigen IT-omgeving”, vertelt Peter van der Brugge, Projectmanager bij TASK24. “Aan de achterkant moesten we alles weer opbouwen om daarna langzaam de transitie te maken van Ordina naar TASK24.” Het streven van Van der Brugge was bovendien om al in oktober 2008 een basis IT-infrastructuur beschikbaar te hebben. “Dat leek bijna onmogelijk, maar was wel nodig. We wilden bijvoorbeeld zo snel mogelijk gaan e-mailen en de marketing campagne vanuit het TASK24-domein opstarten. Op die basisinfrastructuur moet het hele bedrijf worden opgebouwd, denk aan Administratie en Personeelszaken, maar ook aan de diverse projectomgevingen die op iedere regiovestiging dienden te worden geïntegreerd.”

Offertetraject
Voor TASK24 stond direct vast dat het aanleggen van die nieuwe infrastructuur zou worden uitbesteed aan een gespecialiseerde partij. De zoektocht was gericht op een partner die niet alleen in een kort tijdsbestek een basisinfrastructuur kan realiseren, maar ook qua cultuur en omvang goed aansluit bij TASK24. De partij diende tevens in staat te zijn een oplossing te bieden met voldoende potentieel om naderhand uitbreidingen ten aanzien van specifieke projectomgevingen per vestiging eenvoudig in te passen. Tevens moest die partij ook voor langere tijd het beheer op zich te nemen.

Qwise kwam redelijk laat in het offertetraject in beeld. Van der Brugge: “We zijn het offertetraject met enkele andere partijen gestart, maar sommige gevestigde partijen namen nauwelijks de moeite om bij ons langs te komen en stuurden direct een offerte per e-mail.” De passie en aandacht voor de klant ontbrak. Dit was voor Van der Brugge reden om de zoektocht uit te breiden waarna het contact met Qwise tot stand kwam. Er was direct sprake van een klik. Binnen een zeer korte tijd had Qwise een uitgebreide offerte gereed met daarin duidelijkheid over de flexibele infrastructuur, zonder afbreuk te doen aan de veiligheidsaspecten. Tevens was Qwise, net als de andere partijen, bereid om vaste prijsafspraken te maken over de inrichting en het beheer. Van der Brugge: “Je hebt een budget, daar wil je tenslotte ook binnen blijven.”

“Toen de keuze voor Qwise was gemaakt, gingen we eigenlijk al te laat van start”, vervolgt Van der Brugge. “We zijn toen direct om tafel gaan zitten, want alle hardware moest nog worden besteld en dan heb je maken met levertijden. We moesten snel handelen!”

Flexibele infrastructuur
De opdracht voor Qwise was om een flexibele infrastructuur te bouwen waarmee makkelijk kon worden ingespeeld op de mobiliteit van de medewerker en toekomstige acquisities, waarin gebruik wordt gemaakt van de nieuwste technologieën en die eenvoudig is in het beheer. Zo is gekozen voor gevirtualiseerde bladeservers waardoor zowel fysieke als virtuele servers eenvoudig zijn bij te plaatsen. De IT-omgevingen van alle regiovestigingen moesten uniform van opzet zijn en thuiswerken diende eenvoudig te worden gefaciliteerd.

Qwise heeft bij TASK24 gebruikgemaakt van de nieuwste technologieën waaronder Windows Server 2008, System Center Configuration Manager en System Center Operations Manager. Voor een optimale mobiliteit zijn alle werknemers uitgerust met een eigen laptop met lokale admin-rechten. Standaard zijn alleen basisapplicaties zoals e-mail en een browser geïnstalleerd. Mocht er iets misgaan, dan kan eenvoudig een nieuw image met de basisfunctionaliteit worden teruggezet. Op de locaties zelf zijn nog maar enkele desktops beschikbaar voor specifieke in-huis projecten bij TASK24.

Eerste uitrol
Half oktober 2008 – vijf minuten nadat de dataverbinding was opgeleverd – werden op het voormalig hoofdkantoor in Rosmalen de eerste laptops overhandigd. “Op dat moment moest de basisfunctionaliteit er gewoon zijn, want anders begin je niet met het uitreiken van de eerste laptop”, zegt Van der Brugge. “De stafmedewerkers kwamen als eerste aan de beurt om met de TASK24-omgeving aan de slag te gaan. In het weekend ervoor was de data van de Ordina- naar de TASK24-omgeving gemigreerd. Daarbij is geen enkel tijdverlies geleden.”

“Tot één dag voor die eerste uitrol was het nog wel spannend of we het gingen redden”, vervolgt Van der Brugge: “In het laatste weekend waren we er op zondagavond laat niet van overtuigd dat de omgeving op tijd in de lucht zou komen. Door menselijke fouten waren de VPN-tokens waarmee zou worden getest vanaf de thuiswerkplek per ongeluk verwisseld. De druk eiste soms zijn tol, we liepen allemaal op ons tandvlees”.

Van der Brugge kijkt met tevredenheid terug op de wijze waarop Qwise het project heeft aangepakt. “Als je te weinig tijd hebt om alles goed met elkaar door te spreken, zijn er altijd wel technische zaken die pas laat boven tafel komen.” Zo bleek dat de datatoegang tussen de vestigingen in eerste instantie niet mogelijk was zoals vooraf was ingeschat. “De tijd voor aanleg van glasvezel noodzaakte ons om te starten met een DSL-verbinding. De performance liet in het begin dus te wensen over, maar deze situatie was te overzien. Ondanks de korte doorlooptijd hebben we het wel gewoon gered”, oordeelt Van der Brugge.

Beheer uitbesteed
Waarmee het werk nog niet was gedaan. De zaken die niet direct noodzakelijk waren in oktober, zijn buiten de eerste fase van het project gelaten en later door Qwise opgepakt. Met het uitleveren van de eerste laptops ging ook het dagelijkse beheer van de IT-omgeving van start wat TASK24 eveneens heeft uitbesteed aan Qwise. Van der Brugge: “TASK24 is weliswaar een technische club, maar zonder intentie en met onvoldoende specialistische ervaring om het systeembeheer zelf uit te voeren. Ook bij Ordina was dit beheer gecentraliseerd en uitbesteed.”

De servicedesk van Qwise bestaat uit veertien medewerkers die 24 uur per dag, zeven dagen per week ondersteuning bieden aan klanten met een servicecontract. In Service Level Agreements (SLA) zijn alle afspraken met betrekking tot de scope, servicewindows en service levels naar tevredenheid van beide partijen vastgelegd.

TASK24 heeft gekozen voor een uitgebreid contract wat inhoudt dat niet alleen de infrastructuur door Qwise wordt onderhouden, maar dat ook de eindgebruikers worden ondersteund door de servicedesk. De werknemers van TASK24 kunnen voor support rechtstreeks contact opnemen met de servicedesk van Qwise. Het beheer van de IT-omgeving is daarmee bij Qwise in betrouwbare handen en TASK24 kan zich zelf volledig concentreren op haar eigen taken. De bewaking van het proces van uitbesteding door TASK24 kost relatief weinig tijd en de extra IT-kosten blijven dus beperkt.

Flexibiliteit
Sinds begin 2009 zijn ruim 200 nieuwe medewerkers, afkomstig van Atos ook geïntegreerd binnen de IT-omgeving van TASK24 en recent heeft de verhuizing van het hoofdkantoor van Rosmalen naar Utrecht plaatsgevonden. Van der Brugge: “Ook daarbij heeft de flexibele en centrale opzet van onze IT-omgeving zich weer bewezen, precies zoals we het ons hadden voorgesteld.”

www.task24.nl

De techniek bij TASK24
De omgeving van TASK24 bestaat uit 6 HP BL360CG1-bladeservers in een C7000-chassis. Twee blades zijn uitgerust met Windows, één ten behoeve van SCCM en één als DC. De overige vier machines zijn voorzien van VMware ESX 3.5. Hierop draaien ongeveer 20 virtuele machines op basis van Windows 2008. Voor de opslag is gebruikgemaakt van een NetApp 3140 die geclusterd is uitgevoerd. De totale opslagcapaciteit bedraagt ongeveer 8 TB. Alle 360 gebruikers zijn voorzien van een HP-laptop.