• Over Qwise
• Partners
• Klanten
• Contact
• Werken bij Qwise

Alfa Accountants & Adviseurs geeft ICT-zorgen uit handen

Alfa Accountants en Adviseurs is een adviesorganisatie voor het midden- en kleinbedrijf op het terrein van accountancy, belastingen, bedrijfskundige zaken en wat daarmee verband houdt. De oorsprong van het bedrijf ligt in de agrarische sector. Alfa is nog steeds sterk vertegenwoordigd in deze branche, maar bedient ook vele klanten in sectoren als automotive, bouw, retail en recreatie.

Alfa heeft een hoofdkantoor in Wageningen, 36 regiokantoren en werkt met 800 professionals die over het land zijn verspreid. De regiokantoren zijn resultaatverantwoordelijk en vulden in de jaren negentig zelf hun eigen automatiseringsomgeving in met uiteenlopende hard- en softwaresystemen. Bij het beheer hiervan waren in totaal meer dan dertig mensen betrokken. Het beheer van deze sterk gedecentraliseerde computerondersteuning vroeg steeds meer middelen en inspanningen. De kosten liepen op en het werd steeds moeilijker om het overzicht te bewaren. Alfa zocht daarom naar een goede oplossing om de ICT-diensten te centraliseren en uit te besteden. De oplossing werd bij Qwise gevonden, zodat de specialisten van Alfa zich nu kunnen concentreren op hun kernactiviteiten: accountancy en bedrijfsadvies.

Naar standaardisatie
Rond de millenniumwisseling startte Alfa al met het introduceren van een standaard ICT-omgeving voor alle regiokantoren. Een grote schoonmaak onder de uiteenlopende platforms en infrastructuren volgde. Het Citrix / Windows platform werd voor iedere vestiging tot norm verheven en er werden snelle lijnen geïnstalleerd voor de onderlinge datacommunicatie. “Deze maatregelen maakten de situatie al een stuk overzichtelijker,” meent Joop Wien, stafmedewerker ICT bij Alfa Accountants en Adviseurs. “In 2004 deden we een succesvolle pilot, waarbij de ICT-omgeving van een aantal regiokantoren in een extern datacenter ging draaien. Naar aanleiding hiervan werd besloten om de gehele Alfa omgeving te centraliseren in een extern datacenter en het beheer te outsourcen. Echter bood de destijds geselecteerde leverancier te weinig garanties voor continuïteit en ondersteuning. Om die reden werd de samenwerking na een klein jaar stopgezet en hebben we in 2006 opnieuw gekeken naar onze wensen en eisen met betrekking tot een nieuwe ICT-omgeving en leverancier.”

Eén van de voorwaarden van Alfa is dat alle applicaties en data in een extern datacenter draaien en dat er een tweede datacenter achter de hand is, waarop vrijwel onmiddellijk kan worden overgeschakeld als het eerste datacenter uitvalt. Bovendien wil Alfa ook het hele systeembeheer, inclusief dat voor de kernapplicaties en de kantoorautomatisering, uitbesteden. Op die manier kan er beter worden ingezoomd op de core business van de organisatie. Daarnaast moest de ICT-omgeving flexibel en schaalbaar zijn om nieuwe ontwikkelingen, zowel op ICT als organisatorisch gebied, snel te adapteren. Alfa schreef een tender uit met deze wensen en eisen, Qwise kwam hieruit als beste tevoorschijn.

Voorbereiding en implementatie
Als voorbereiding op de opbouw van een nieuwe centrale ICT-omgeving zijn Alfa en Qwise met een driedaagse brainstormsessie begonnen. Tijdens deze 'heidesessie' kon snel vooruitgang worden geboekt: de eisen en wensen van Alfa werden vertaald naar technische oplossingen en ICT-functionaliteit. Ook werd er precies nagegaan wat beide partijen van elkaar verwachten. Het totale eisenpakket voor het Service Level Agreement werd in kaart gebracht en op realiteit getoetst. Cruciaal hierbij waren de afspraken die met derden werden gemaakt, waaronder de datacenters, de aanbieder van de glasvezel lijnverbindingen en de leveranciers van hard- en software. Nadat die afspraken helder waren en er overeenstemming was over het functioneel en technisch ontwerp en de projectplanning, is Qwise de omgeving gaan opbouwen. Het project 'Migratie en Beheer Centrale ICT-omgeving' was geboren.

In maart 2007 werd gestart met de opbouw van het eerste datacenter. De ICT-omgeving van Alfa bestaat uit een gevirtualiseerde server- en storage-omgeving op basis van VMware ESX en een Storage Area Network van NetApp. De bedrijfsapplicaties worden door middel van een combinatie van Microsoft SMS én SoftGrid aangeboden op de Citrix Presentation servers. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van Microsoft Clustering voor de SQL- en Exchange-omgeving. Om de toegang van buitenaf te beveiligen en te controleren is gekozen voor een VPN-oplossing van Citrix en NetScreen firewalls. Voor het beheer van de omgeving wordt gebruik gemaakt van Microsoft System Center en de clients worden beheerd met RES PowerFuse. Daarnaast worden Citrix NetScalers gebruikt voor load balancing en optimalisatie van web-applicaties. Het tweede datacenter is vrijwel gelijk aan het eerste datacenter. Voor de verbindingen tussen de kantoren en datacenters is gekozen voor E-VPN.

Joop Wien vertelt: “Bij zo'n project komt heel wat kijken, maar na een aantal maanden hard werken en een spannend migratieweekend zijn alle kantoren, inclusief het hoofdkantoor, overgeschakeld op de nieuwe, gecentraliseerde en geoutsourcte omgeving. Daarna functioneerde deze oplossing al gauw naar volle tevredenheid.”

Outsourcing
Het ICT-team binnen de Alfa organisatie telt drie professionals, die zijn belast met functioneel beheer. Zij kijken met name naar nieuwe mogelijkheden die dankzij ICT-oplossingen mogelijk zijn, zodat de medewerkers van Alfa de dienstverlening naar hun klanten kunnen verbeteren. Het hele technische en operationele beheer wordt verzorgd door het Outsourcing-team van Qwise. Er wordt gewerkt volgens de afspraken die zijn gemaakt in de Service Level Agreement. Joop Wien: "Onze beheerders hebben regelmatig contact met de mensen van Qwise over het verhelpen van incidenten en doorvoeren van veranderingen. Dit wordt altijd snel en goed opgepakt en opgelost."

Continuïteit en bedrijfszekerheid
In de nieuwe constructie is de continuïteit van de ICT-omgeving gewaarborgd en bespaart Alfa op zowel hardware- als beheerkosten. “Het kennisniveau rond onze ICT-omgeving ligt door de genomen maatregelen nu op een veel hoger plan dan voorheen. Door de praktische en technische beheerproblemen buitenshuis te leggen, hebben wij intern de ruimte gekregen om de ICT heel nauwgezet en dienstbaar aan te laten sluiten op onze kernactiviteiten. Daarbij voorziet het partnership met Qwise erin dat we elkaar steeds aanspreken op mogelijkheden om nóg verder te verbeteren, zowel op het vlak van ICT-beheer als waar onze core business betreft,” besluit Joop Wien.

www.alfa-accountants.nl

Lees hier de nieuwste ontwikkelingen van Alfa Accountants en Qwise.